How to write a formal email

Rules for Writing Formal Letters in English

In English there are a number of conventions that should be used when writing a formal or business letter. Furthermore, you try to write as simply and as clearly as possible, and not to make the letter longer than necessary. Remember not to use informal language like contractions.

Addresses:

1) Your Address
The return address should be written in the top right-hand corner of the letter.

2) The Address of the person you are writing to

The inside address should be written on the left, starting below your address.

Date:

Different people put the date on different sides of the page. You can write this on the right or the left on the line after the address you are writing to. Write the month as a word.

Salutation or greeting 

1) Dear Sir or Madam,
If you do not know the name of the person you are writing to, use this. It is always advisable to try to find out a name.

2) Dear Mr ******,
If you know the name, use the title (Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr, etc.) and the surname only. If you are writing to a woman and do not know if she uses Mrs or Miss, you can use Ms, which is for married and single women.

the subject

You write the titile of the subject you are talking about

Ending a letter

1) Yours Faithfully

If you do not know the name of the person, end the letter this way.

2) Yours Sincerely
If you know the name of the person, end the letter this way.

3) Your signature
Sign your name, then print it underneath the signature. If you think the person you are writing to might not know whether you are male of female, put you title in brackets after your name.

Content of a Formal Letter
First paragraph
The first paragraph should be short and state the purpose of the letter- to make an enquiry, complain, request something, etc.

The paragraph or paragraphs in the middle of the letter should contain the relevant information behind the writing of the letter. Most letters in English are not very long, so keep the information to the essentials and concentrate on organising it in a clear and logical manner rather than expanding too much.

Last Paragraph 
The last paragraph of a formal letter should state what action you expect the recipient to take- to refund, send you information, etc


Translation : ______________________________________________________________

قواعد كتابة الرسائل الرسمية باللغة   الانجليزية

هناك عدد من الشروط التي ينبغي استخدامها عند كتابة رسالة رسمية. علاوة على ذلك ، فإنك تحاول 

أن تكتب ببساطة وبأكبر قدر من الوضوح ، وعدم جعل الرسالة اطول من اللازم. تذكر عدم استخدام لغة غير رسمية مثل العاميه. 

العناوين

1)

عنوانك ينبغي ان تكتب في اعلى الزاويه اليمنى من الرسالة

2) 

عنوان الشخص اللي بترسله الرساله ينبغي كتابته على اليسار ، بدءا من نهايت عنوانكم االي كتبتوه علي اليمين .

التاريخ 

أناس مختلفين يضعون التأريخ على جانبي الرساله. يمكنك ان تكتب في اليمن او اليسار تحت العنوان 

الموضوع 

تكتب عنوانا للموضوع الذي تود التحدث عنه 

التحية

Dear Sir or Madam :،

وإذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي أنت بتكنب له ، لهذا تستخدم هاذي الطريقه . ومن المستحسن دائما محاولة التوصل الى الاسم

. 2), Dear Mr Fulan:،

اذا كنتم تعرفون اسم واستخدام عنوان (السيد ، السيدة ، الانسه او السيدة ، الدكتور ، الخ) واللقب

فقط. 

الكتابه الى امرأة

اذا لا أعرف اذا كانت تستخدم السيدةmrs او الانسه miss، يمكنك استخدام (ms) ، وهي مناسبه بالنسبة للمتزوجات و غير المتزوجات.

انهاء الرسالة

Yours Faithfully مخلصك

اذا كنت لا اعرف اسم الشخص ، نهاية الرسالة بهذه الطريقة.

Yours Sincerelyالمخلص

اذا كنتم تعرفون اسم هذا الشخص ، نهاية الرسالة بهذه الطريقة.

التوقيع

اكتب أسمك ، تحت التوقيع

مضمون الرسالة الرسمية الفقره الاولى

الفقره الاولى يجب ان تكون قصيرة ويبين الغرض من طلب اجراء التحقيق ، طلب تشكو شيئا ، وما فقرة او فقرات في منتصف الرسالة يجب ان تتضمن المعلومات ذات الصلة وراء كتابة هذه الرسالة. معظم الرسائل باللغه الانكليزيه ليست طويلة جدا ، حتى تبقى هذه المعلومات الى الاساسيات والتركيز على تنظيم وبطريقة واضحة ومنطقيه بدلا من التوسع اكثر من اللازم. الفقره الاخيرة في الفقره الاخيرة من كتاب رسمي ان تذكر العمل تتوقعون ان يفعله لكم ،او ان تطلب منه ان يرسل لكم معلومات ، الخ